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Muchas autoridades y funcionarios de gobiernos locales están motivados y obligados a mover su gestión de la administración de papeles hacia una gestión digital; sin embargo la cuestión a resolver es ¿Cómo lo hacemos?

Al iniciar un proyecto de transformación digital es necesario preguntarse cuál es nivel de uso de tecnología en nuestra organización, hecho esto debemos trabajar en tres puntos básicos:

Rapidez.- Cual es el mejor protocolo para pasa a una organización digital

Escala.- Como debemos cambiar la forma en que gestionamos nuestra organización?

Valor.- Como podemos crear valor para los administrados y para nuestra organización?

Estos tres puntos se deben trabajar en paralelo.

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RAPIDEZ.

Teniendo en cuenta que los gobiernos locales tienen que trabajar y tomar decisiones con mayor rapidez que nunca, ya no se puede estar pensando en el desarrollo de ERP de mucho tiempo de desarrollo, lo que se debe hacer es desarrollar varios proyectos de manera conjunta, en cuerdas paralelas.

Se debe nombrar propietarios de productos: estratégicos y operativos, para que diseñen y cumplan con los plazos de ejecución, desarrollo ágil, esto permite ver las fortalezas y debilidades y realizar su ajuste en el tiempo preciso logrando así generar resultados rápidamente y acumular experiencia dentro de la organización en la conformación de los equipos, los protocolos para la toma de decisiones y la manera en la que los equipos funcionan.

Los equipos deben organizarse en torno a objetivos claros y preciso por ejemplo  “ como evaluar si las operaciones del día a día están contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos del PEI y en cuánto? “ o si “los tiempos de ejecución de un determinado procedimiento está dentro de los topes asignados como medida”

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ESCALA.

 

A fin de darle sostenibilidad a los proyectos de Tecnología de Información los líderes deben enfocar sus esfuerzos en crear una cultura del cambio y facilitar un fuerte apoyo de recursos a los equipos de desarrollo tecnológico.

Se debe dar uso intensivo a las redes sociales a fin de poder crear una comunidad de administrados en línea para fomentar la mejora continua, la fidelización en la atención al ciudadano y una reducción de costos de operación del gobierno local.

 

Se debe buscar y ejecutar la integración tecnológica total de las organizaciones a fin de que las gerencias puedan tomar decisiones en tiempo real y no cuan do el problema los desborde.

VALOR.

A fin de poder agregar valor al desarrollo de tecnologías de información, los proyectos nunca deben dedicarse a automatizar lo existente, muy por el contrario primero hay que rediseñar los procesos y luego aplicarle tecnología y esto lo hacemos evaluando cuales son los procesos que agregan valor a los administrados y cambiando la forma en que se trabaja en la organización.

Cuando los proyectos ya está en proceso de prueba hay que auditar sus resultados en el mundo real, facilidad de integración con los ciudadanos, incremento de los niveles de ingresos propios, reducción de los inventarios en almacén, mejora radical de los tiempos de la cadena de gasto, toma de decisiones en tiempo real, auditar el cumplimientos de los objetivos estratégicos, etc. A fin de tener buenos resultados se debe optimizar el uso de los recursos asignados a los proyectos de tecnología.

 

Entonces, estos tres puntos, rapidez, escala y valor, son básicos para iniciar y terminar con éxito una trasformación digital pues no solo optimiza la productividad de los gobiernos locales; también crea una cultura del cambio y una orientación hacia la mejora continua y la gestión por procesos.

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